Deadlines, we krijgen er allemaal mee te maken. Soms is het een fijne stok achter de deur, maar het kan ook de nodige spanning en druk met zich meebrengen, zeker als de deadlines zich opstapelen. Als we naar de oorsprong van het woord deadline kijken, is die angst eigenlijk niet zo vreemd. De term deadline komt uit de tijd van de Amerikaanse Burgeroorlog waar met krijt een ‘lijn des doods’ werd getrokken rondom een gevangenis. Wie over de lijn stapte werd zonder pardon doodgeschoten. Zo erg is het gelukkig niet meer, maar deadlines blijven ons de nodige angst inboezemen. Om de voordelen van deadlines te benutten en de angsten onder controle te houden, zetten we vijf verhelderende deadline-inzichten voor je op een rijtje.
We kunnen tegenwoordig gerust spreken van ‘deadline-inflatie’. We plakken aan steeds meer taken en afspraken deadlines, waardoor de waarde van de term steeds verder afneemt. Wanneer er bijvoorbeeld een nieuwsbericht aangeleverd moet worden aan een krant, kun je spreken van een deadline. Maar is het ook nodig om de streefdatum voor het afronden van een project een deadline te noemen? ‘Geplande einddatum’, klinkt dan al een stuk vriendelijker en realistischer toch? Helaas is niet iedereen zich bewust van het fenomeen deadline-inflatie, waardoor we deadlines altijd zien als zeer urgente evenementen, terwijl de ene deadline toch echt de andere niet is.
Een deadline kan een ideaal drukmiddel zijn, denk aan studenten die op de laatste dag voor een tentamen ineens harder kunnen studeren dan ooit tevoren. De druk van een deadline kun je zeker benutten om het beste uit jezelf te halen. Toch is het op de werkvloer niet handig om overal voor de zekerheid maar een deadline aan te plakken met het idee: dan staat er druk op. Op korte termijn werkt dit misschien, maar op lange termijn vermindert het effect van deadlines, ervaren mensen onnodig stress en ontstaat er verwarring over prioriteiten, want wat is nu écht belangrijk?
Het maken van een goede planning kan je enorm helpen om een realistisch beeld te krijgen wat er precies moet gebeuren binnen een project (groot of klein). Een project bestaat namelijk altijd uit meerdere subtaken die allemaal een eigen geplande einddatum hebben. Een voorbeeld van een veelgebruikte methode om projecten te managen is de ‘Kanban-methode’. Op een groot (digitaal) bord hou je bij wat de to do’s van een project zijn, wie aan deze to do’s werkt (doing) en welke taken voltooid zijn (done). Met deze methode werk je op een overzichtelijke en realistische manier toe naar de afronding van een project met een deadline als een natuurlijk eindpunt.
Wanneer je een geplande einddatum van een project – vaak om allerlei logische redenen – niet gaat halen, is het handig om hier zo vroeg mogelijk over te communiceren. Beter nog: geef je klant of opdrachtgever inzicht in jouw planning en plan regelmatig een moment in om even bij te praten. Dit geeft je de mogelijkheid om uit te leggen welke taken nog openstaan en wat daar de reden van is. Je werkt dan samen stap voor stap toe naar een eindproduct waardoor de focus automatisch minder ligt op een vastgepinde deadline.
Ondanks dat we dus van mening zijn dat niet alle afspraken en taken deadlines zijn, zijn er altijd belangrijke momenten in je leven waar je wel te maken krijgt met een harde deadline. Maak er een gewoonte van om jezelf en/of je team te belonen wanneer je zo’n belangrijke deadline haalt: ga de stad in voor een borrel of neem een lang weekend vrij. Dit motiveert je om deadlines te behalen en geeft je een positief gevoel. Op den duur ga je merken dat deadlines niet je vijand zijn, maar leuke uitdagingen om naartoe te werken.
Wil je jezelf persoonlijk en professioneel verder ontwikkelen en tegelijkertijd werken aan uitdagende IT-projecten bij toonaangevende opdrachtgevers? Ontdek ons traineeship en neem contact op om de mogelijkheden te bespreken!
%201.svg){kind=icon}
