In Nederland zijn we dol op vergaderen. De gemiddelde Nederlandse werknemer vergadert zo’n 300 uur per jaar, wat neerkomt op 6,5 uur per week. In sommige branches zoals de overheid geeft de helft van de werknemers aan zelfs 40% of meer van hun tijd te besteden aan vergaderen, zo blijkt uit onderzoek. Al dat vergaderen zal wel zinvol en nuttig zijn… toch? Of zijn er ook argumenten te bedenken waarom het minder kan? We onderzoeken de zin en onzin van vergaderen en kijken of er efficiëntere manieren van vergaderen zijn. We houden het kort, want je hebt waarschijnlijk zo weer een meeting.
Nederland is een echt vergaderland. Je hebt misschien weleens van het consensusmodel, ook wel het poldermodel genoemd, gehoord. De naam komt van de samenwerking die nodig was om polders droog te leggen, waarbij verschillende groepen samen moesten werken – en veel moesten vergaderen – om het water buiten de deur te houden. Dit was het begin van de vergadercultuur die we vandaag de dag nog steeds terugzien. Achter het consensusmodel zit de gedachte: de mening van iedereen telt en iedereen aan de overlegtafel is gelijk – mooi toch?
Er zijn tal van voordelen en redenen te bedenken waarom we vergaderen. Zo is een vergadering een mooi moment om informatie te delen of uit te wisselen met de groep. Ook kunnen er samen beslissingen worden genomen of problemen worden opgelost. Daarnaast kunnen vergaderingen bijdragen aan het teamgevoel en kunnen teamleden tijdens een vergadering elkaar motiveren, inspireren en uitdagen.
Dat is er zeker! Er zijn meerdere boeken verschenen die kritische kanttekeningen plaatsen bij al dat vergaderen. Neem bijvoorbeeld Ellen de Bruin die in haar boek ‘Vergaderen? Niet doen!’, korte metten maakt met de Nederlandse vergadercultuur. Zo zegt ze dat brainstormen in een groep een leuk idee is, maar helemaal niet werkt. Ideeën in je eentje bedenken blijkt veel efficiënter. Ook legt ze op herkenbare wijze uit dat mensen ineens vreemd gaan praten tijdens vergaderingen: ‘laaghangend fruit aanvliegen’ en ‘stippen op de horizon zetten.’ Ook zijn veel mensen kritisch op de kosten van vergaderen. Een meeting van 2 uur met 10 mensen kost 20 uur. Is het wel de moeite waard om 20 productieve uren van werknemers in te ruilen voor één vergadering?
Ondanks de misschien wel terechte kritiek, is compleet stoppen met vergaderen voor veel organisaties simpelweg niet haalbaar. Toch zijn er wel een aantal slimme tips om efficiënter te vergaderen en de vergadertijd te beperken. Plan bijvoorbeeld niet voor alles standaard een vergadering van een uur in. Voor een kort overleg is 20 minuten vaak meer dan voldoende. Maak daarnaast van elk agendapunt een concrete vraag en ga verder zodra de vraag beantwoord is. Het helpt ook om aan het begin van de vergadering te benoemen hoeveel tijd je voor ieder agendapunt hebt: zo voorkom je dat je te lang blijft hangen op één punt. En durf je het echt hip aan te pakken, haal dan eens alle stoelen weg: een zittende vergadering duurt namelijk gemiddeld 34% langer dan een staande vergadering!
Ben je benieuwd of wij bij Newskool ook zo veel vergaderen of ben je als organisatie toevallig op zoek naar talentvolle IT-professionals die per direct beschikbaar zijn? Bekijk hier ons aanbod of neem voor vragen of interesse gerust contact met ons op.
%201.svg){kind=icon}
